Aufbewahrungspflichten in der Schweiz: Wesentliches für KMU

In der Schweiz unterliegen Unternehmen strengen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Diese Vorschriften sind besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von Bedeutung, da die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen erhebliche Auswirkungen auf die Betriebsführung und -effizienz haben kann. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte der Aufbewahrungspflicht in der Schweiz für KMU erläutert.

 1. Gesetzliche Grundlagen

Die Aufbewahrungspflichten in der Schweiz sind hauptsächlich im Obligationenrecht (OR) und im Steuerrecht geregelt. Das Obligationenrecht, insbesondere Art. 958f OR, legt fest, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und wie lange diese aufzubewahren sind. Zusätzlich gibt es steuerrechtliche Vorschriften, die ebenfalls Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten stellen.

 2. Aufbewahrungsfristen

Die grundlegenden Aufbewahrungsfristen in der Schweiz sind wie folgt:

– Geschäftsbücher und Buchungsbelege: 10 Jahre
– Geschäftsberichte, Jahresrechnungen, Bilanzen: 10 Jahre
– Kassenbücher, Inventare, Lohnlisten: 10 Jahre
– Korrespondenz und Verträge: 10 Jahre

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.

 3. Arten von aufzubewahrenden Dokumenten

Zu den aufzubewahrenden Dokumenten gehören unter anderem:

– Rechnungen und Belege: Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und sonstige Zahlungsbelege.
– Geschäfts- und Handelskorrespondenz: Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.
– Verträge und Vereinbarungen: Alle Arten von Verträgen, einschließlich Kaufverträge, Mietverträge und Arbeitsverträge.
– Finanzunterlagen: Kontoauszüge, Steuererklärungen, Steuerbescheide und andere steuerlich relevante Dokumente.

4. Form der Aufbewahrung

Unterlagen können sowohl in physischer als auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass die Dokumente lesbar, vollständig und unverändert bleiben. Elektronische Aufbewahrungssysteme müssen sicherstellen, dass die Daten vor Verlust, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff geschützt sind.

5. Aufbewahrungsorte

KMU sollten darauf achten, dass die aufbewahrten Dokumente sicher und geschützt sind. Dies kann in firmeneigenen Archivräumen oder bei spezialisierten Archivierungsdienstleistern erfolgen. Bei elektronischen Dokumenten ist eine regelmäßige Datensicherung unerlässlich.

6. Sanktionen bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Diese reichen von Bußgeldern bis hin zu Problemen bei Steuerprüfungen. Bei Verstößen gegen steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten können Nachzahlungen und strafrechtliche Konsequenzen drohen.

7. Praktische Tipps für KMU

– Regelmäßige Überprüfung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufbewahrungssysteme regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
– Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten und -verfahren.
– Digitale Archivierung: Nutzen Sie moderne digitale Archivierungslösungen, um die Effizienz zu steigern und den Platzbedarf zu minimieren.
– Externe Dienstleister: Ziehen Sie in Erwägung, spezialisierte Dienstleister für die Aufbewahrung und Verwaltung Ihrer Dokumente zu beauftragen.

Zusammenfassung Aufbewahrungsfristen:

Die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten ist für KMU in der Schweiz unerlässlich, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und betriebswirtschaftliche Risiken zu minimieren. Durch die Implementierung geeigneter Aufbewahrungssysteme und -verfahren können KMU sicherstellen, dass sie jederzeit den Überblick über ihre Geschäftsunterlagen behalten und auf rechtliche oder steuerliche Anforderungen vorbereitet sind.